Xin chào các độc giả của Mind the Gap,

Mình là Micheal Hoang, học giả Chevening 2021/2022 đang theo học chương trình Intellectual Property Law LLM tại Queen Mary University of London dưới sự tài trợ của Chevening. Sau 03 tuần bắt đầu khóa học, mình đã có rất nhiều trải nghiệm thú vị tại đây. Giờ mình đang trên đường từ London đi Cadiff (thủ phủ xứ Wales) thì chợt nhớ rằng chắc hẳn các bạn đang trong giai đoạn nước rút để hoàn thiện 04 bài luận cực kỳ quan trọng trong bộ hồ sơ nộp học bổng Chevening. Chúc các bạn hoàn thành xuất sắc bài luận và giành được thật nhiều cảm tình của Hội đồng đánh giá bằng chính những kinh nghiệm, kỹ năng và định hướng thể hiện trong các bài luận này nhé ^ ^

Hôm nay, mình sẽ chia sẻ với các bạn về một số kinh nghiệm xin Thư giới thiệu – Letter of Recommendation (LOR) trong bộ hồ sơ xin học bổng Chevening. Bài chia sẻ chỉ tập trung vào tầm quan trọng của LOR, quá trình xin LOR, format Thư giới thiệu và thời hạn nộp LOR, mà không đề cập đến nội dung LOR vì nội dung này đã được hướng dẫn rất chi tiết bởi Chevening.  

Đối với việc xin LOR , mình lưu ý với các bạn một số vấn đề quan trọng sau:

1. Thư giới thiệu là tiếng nói của người thứ ba về bạn

Trước tiên, các bạn cần hiểu rằng mỗi loại giấy tờ trong bộ hồ sơ đều có vị trí quan trọng riêng, để Hội đồng đánh giá biết “bạn là ai”. Nếu 04 bài luận là tiếng nói của chính các bạn về bản thân mình thì LOR là tiếng nói của người thứ ba về các bạn. Để hiểu rõ về các bạn, Chevening muốn nghe lời giới thiệu từ cả 02 phía, chính bạn và người thứ ba. Vì vậy, LOR có vai trò rất quan trọng, góp một phần không nhỏ trong tổng số điểm đánh giá và quyết định việc bạn có được trao học bổng hay không.

2. Hãy chọn Referee(s) là người hiểu và ủng hộ bạn

Đối với mình, tiêu chí chọn Referee(s) phải là người thực sự gần với mình, hiểu và ủng hộ mình trong việc xin học bổng. Người đó sẵn sàng viết một bức thư dài 1-2 trang giấy để nói về mình với Hội đồng đánh giá. Các bạn có thể lên danh sách những người mà mình có thể xin LOR và hãy chọn lấy 02 người sẵn sàng đặt tình cảm cao nhất trong bài giới thiệu về bạn!

3. Xin thư giới thiệu từ Academic hay Professional Referee(s)?

Quá trình xin học bổng cũng như thông qua những câu hỏi của nhiều bạn trong thời gian gần đây, mình nhận thấy rằng đây là nội dung mà rất nhiều bạn quan tâm, có thể kèm chút lo lắng ^ ^ Với kinh nghiệm của bản thân, mình khẳng định rằng không có một công thức chung cho tất cả mọi người khi xin LOR. Tuỳ thuộc vào điều kiện, hoàn cảnh và mối quan hệ của bản thân với những người có thể viết LOR, các bạn có thể xin LOR từ cả 02 Academic hoặc cả 02 Professional hoặc 01 Academic và 01 Professional Referees. Điều quan trọng đó là người gần với bạn, hiểu bạn và chỉ ra cho Hội đồng đánh giá thấy được nhiều điểm mạnh của bạn nhất. Tuy nhiên, mình xin lưu ý rằng một trong các tiêu chuẩn của ứng viên Chevening là phải có kinh nghiệm làm việc ít nhất 02 năm; do đó, nếu lựa chọn cả 02 Academic Referees thì cần chắc chắn rằng phải có ít nhất 01 trong số các Referees hiểu và đánh giá được khả năng làm việc thực tế của mình. Ví dụ như, các bạn đã từng làm việc với Academic Referee(s) trong một số dự án chuyên môn nào đó.

4. Thời điểm xin thư giới thiệu

Hãy xin LOR càng sớm càng tốt, ít nhất là 01 tháng trước khi hết hạn nộp Thư. Thời điểm liên hệ với Referees là một điểm mà các bạn cần đặc biệt lưu ý trong quá trình xin LOR. Việc liên hệ sớm với Referees vừa thể hiện sự tôn trọng của các bạn đối với người đó, vừa để họ có thời gian viết cho mình một bức thư giới thiệu kỹ lưỡng, tràn đầy tình cảm.

Vào thời điểm nộp Essays, các bạn chỉ cần điền tên và thông tin liên hệ của Referees trong bộ hồ sơ mà chưa cần nộp LOR. Một số bạn để tên của Referees trong hồ sơ nộp tại thời điểm này khác với người chính thức viết thư cho mình. Theo mình, đây có thể là giải pháp tình thế nếu các bạn chưa tìm được Referees phù hợp, tuy nhiên đây không phải là cách làm hay nhất! Hãy liên hệ với Referees để họ đồng ý viết thư cho mình trước khi nộp Essays; hãy nhớ rằng chỉ cần đồng ý mà chưa cần viết ngay. Trước khi liên hệ với Referees, các bạn nên chuẩn bị 01 bản CV để người đó cập nhật thêm thông tin về bản thân bạn cả ở góc độ học thuật và kinh nghiệm làm việc cũng như là hiểu rõ bạn đang muốn gì.

5. Ai là người viết thư giới thiệu?

Văn phong trong LOR có thể là căn cứ để Hội đồng đánh giá xác định được LOR là do ai, Referee(s) hay các bạn, viết! LOR là tiếng nói của người thứ ba về các bạn; do đó, cách tốt nhất là hãy để Hội đồng đánh giá nghe được lời giới thiệu về bạn từ người khác trên phương diện và bằng chính văn phong của họ.

Hầu hết Referees đều tự viết LOR bằng chính văn phong của mình và trên cơ sở biết và hiểu về các bạn. Tuy nhiên, trên thực tế còn có nhiều người chưa từng viết LOR xin học bổng bao giờ, hoặc họ rất “bận rộn” để tự viết một bài giới thiệu về bạn,…. Referee(s) của các bạn có thể cũng thuộc một trong các trường hợp như vậy. Họ có thể “ngại” viết và yêu cầu bạn viết sẵn LOR để họ ký. Mình cho rằng cách này thường dẫn đến sự khó phân biệt về văn phong trong các bài luận với văn phong trong LOR, khó gây ấn tượng với Hội đồng đánh giá, thậm chí là có thể bị mất điểm! Vì thế, hãy chọn người sẵn sàng và không ngại tự mình viết LOR cho các bạn!

6. Có Format cho thư giới thiệu không?  

Chevening không yêu cầu về Format, nhưng trường mà các bạn lựa chọn có thể có yêu cầu riêng. Vì thế, cần đọc kỹ thêm yêu cầu của trường. Các bạn nên sử dụng LOR nộp cho cả Chevening và trường; không cần thiết phải xin LOR nộp riêng cho Chevening và riêng cho trường.

LOR có thể mở đầu bằng dòng chữ “To whom it may concern” hoặc không; điều này không quan trọng vì mỗi Referee có một style viết thư khác nhau. Vì thế, khi nhận được một LOR không có câu “To whom it may concern” hoặc “To British Embassy in…” hoặc “To Chevening Commission…” thì cũng đừng lo lắng!

7. Có cần thiết phải có bản giấy của thư giới thiệu không?

Trước tiên, hãy nhớ rằng Chevening yêu cầu các bạn nộp LOR kèm theo các giấy tờ khác thông qua hệ thống nộp hồ sơ trực tuyến. Vì thế, nếu đã hoàn thành việc nộp trực tuyến, thì các bạn không cần phải nộp thêm bản giấy của LOR. Tuy hiên, theo FAQs, Chevening có thể yêu cầu các bạn mang theo bản cứng của LOR đến buổi phỏng vấn; mình cho rằng việc này chỉ xảy ra trong trường hợp các bạn chưa kịp submit trực tuyến và do lỗi kỹ thuật.

Với kinh nghiệm của mình, mình đã nhờ Referees gửi luôn bản giấy của LOR ngay cả khi mình đã nhận được bản điện tử để phòng trường hợp có trục trặc kỹ thuật và Chevening yêu cầu mang theo đến buổi phỏng vấn.

8. Thời hạn nộp thư giới thiệu

Nhiều bạn thắc mắc có cần thiết phải nộp LOR cùng thời điểm với Essays không và câu trả lời là không! Như đã nói ở trên, Chevening đưa ra thời hạn nộp LOR sau thời hạn nộp Essays. Sau thời hạn này, các bạn vẫn còn cơ hội nộp LOR bằng cách mang đến buổi phỏng vấn nếu gặp trục trặc kỹ thuật trong quá trình nộp online. Trong trường hợp này, các bạn sẽ nhận được email từ Chevening. Tuy nhiên, mình vẫn muốn nhắc lại và nhấn mạnh rằng hãy xin LOR càng sớm càng tốt và nộp trước khi hết hạn một vài ngày; điều này giúp các bạn tránh được rủi ro và lo lắng, đồng thời có thể tập trung chuẩn bị cho buổi phỏng vấn.

Trên đây là một số kinh nghiệm xin thư giới thiệu mình muốn chia sẻ với các bạn đang và sẽ xin học bổng Chevening. Xin học bổng là một quá trình đòi hỏi đầu tư nhiều thời gian, công sức và trong quá trình xin LOR, mình đã viết gần 20 emails để trao đổi với 01 trong 02 Referees của mình. Mình tin rằng mỗi người trong số các bạn đều có một chiến lược xin LOR khác nhau trên cơ sở mối quan hệ của mình. Chúc các bạn vững bước trên con đường chinh phục Chevening!

Tác giả: Micheal Hoang – Học giả Chevecning 2021/2022

Cover Photo by Anne Nygård on Unsplash